Zapewnienie odpowiedniej ochrony sygnaliście wymaga dyrektywa PE i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Aby osoba zgłaszająca nie obawiała się konsekwencji dokonania zgłoszenia, należy udostępnić jej odpowiedni kanał zgłoszeniowy i przygotować odpowiednie rozwiązania prawne.
Warunki objęcie sygnalisty ochroną
Podstawowym warunkiem, jaki musi spełnić sygnalista, jest dokonanie zgłoszenia za pomocą kanału wewnętrznego, następnie kanału zewnętrznego, a ostatecznie ujawnienia publicznego posiadanych informacji. Kolejny warunek to pewność sygnalisty, że w momencie dokonania zgłoszenia przekazywane informacje są prawdziwe oraz że informacje ta stanowią informacje o naruszeniu prawa. Po spełnieniu tych trzech warunków sygnalista może mieć pewność, że został objęty ochroną.
Ochrona tożsamości sygnalisty
Ważnym aspektem ochrony sygnalisty jest zapewnienie mu ochrony tożsamości. Wiele osób posiadających wiedzę na temat naruszeń obawia się ujawniać swoją wiedzę ze względu na zagrożenie ujawnienie jego tożsamości. Sygnalista, którego tożsamość zostanie ujawniona może spodziewać się działań odwetowych, jak również ostracyzmu środowiska. Choć działania te są zabronione, jednak obawa o ich stosowanie istnieje.
Aby prawidłowo chronić tożsamość sygnalisty należy zdecydować się na kanał zgłoszeniowy, który taką ochroną zapewni. Bardzo dobrym rozwiązaniem spełniającym wszystkie wymagania bezpieczeństwa jest aplikacja dla sygnalisty np. SYGNALISTA24.info. Należy również ograniczyć liczbę osób, które znają tożsamość sygnalisty do minimum. Kiedy będzie potrzeba zapoznania z naruszeniem większej ilości osób, np. w sytuacji wykonywania działań następczych w zespole, należy zanonimizować dane sygnalisty.
Ochrona danych osobowych sygnalisty
Dane osobowe sygnalisty powinny być chronione zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) https://sygnalista24.info/przepisy-prawa/. Powinniśmy przetwarzać tylko ten zakres danych osobowych, które potrzebujemy do identyfikacji sygnalisty i komunikacji z nim. Okres przetwarzania danych osobowych powinien być taki jaki wymagany jest przepisami prawa. Powinniśmy również spełniać prawa osób, których dane dotyczą, w tym prawo do bycia poinformowanym.
Dokumenty chroniące sygnalistę
Ostatnią i najważniejszą ochronę sygnalisty realizujemy poprzez wdrożenie rozwiązań prawnych, w tym regulaminu zgłoszeń, który określa wszystkie wymagania dla systemu zgłaszania niezgodności. Określa też w jaki sposób chronieni są sygnaliści, jakie mają prawa i jakie są wobec nich obowiązki.
